Lög, reglur og stefnuskjöl


Hér má finna ýmsar réttarheimildir sem snerta Birtu lífeyrissjóð, svo sem lög og reglugerðir sem gilda um starfsemi lífeyrissjóða, reglur og stefnur sem sjóðurinn hefur sjálfur gefið út vegna starfsemi sinnar.

Ábyrgar fjárfestingar


Birta lífeyrissjóður er aðili að reglum Sameinuðu þjóðanna um ábyrgar fjárfestingar (Principles for Responsible Investment). Reglurnar voru samdar af leiðandi lífeyrissjóðum og eignavörslufyrirtækjum víða um heim í samstarfi við Sameinuðu þjóðirnar og hafa margir af stærstu lífeyrissjóðum Vesturlanda undirgengist reglurnar.

Reglurnar eru leiðbeinandi fyrir stofnanafjárfesta um allan heim og fela í sér að þátttakendur skuldbinda sig til að taka tillit til umhverfislegra og félagslegra þátta við fjárfestingar sínar, auk þess sem lögð er áhersla á góða stjórnarhætti fyrirtækja sem fjárfest er í. Þar með falla reglurnar almennt vel að hlutverki og eðli lífeyrissjóða enda hafa þeir þýðingarmiklu samfélagslegu hlutverki að gegna og almenningur gerir kröfu um að þeir axli samfélagslega ábyrgð. Sérstök vefsíða hefur verið gerð um reglur Sameinuðu þjóðanna um ábyrgar fjárfestingar, en þar má m.a. sjá lista þeirra fyrirtækja og sjóða sem eru þegar aðilar að þeim auk reglnanna sjálfra og annars tengds efnis.

Áhættustefna


Lífeyrissjóðum ber skylda til að koma upp heildaráhættustýringu, sbr. ákvæðum laga og reglugerða, auk þess sem almenn viðskipta- og neytendasjónarmið kalla á hana. Áhættustefna Birtu byggir á ákvæðum laga, reglugerða og leiðbeinandi tilmælum FME. Auk þess er stuðst við tilmæli OECD/IOPS er varðar áhættustjórnkerfi lífeyrissjóða.

Eigendastefna


Stjórn Birtu lífeyrissjóðs hefur sett sér eigendastefnu. Er stefnunni ætlað að vera til leiðbeiningar um þær kröfur sem sjóðurinn gerir til góðra stjórnarhátta og umhverfislegra- og félagslegra þátta í þeim fyrirtækjum sem sjóðurinn fjárfestir í á hverjum tíma.

Framkvæmd eigendastefnu

Yfirlit yfir atkvæðagreiðslur og tillögur Birtu á aðalfundum skráðra hlutafélaga

Origo
Origo aðalfundur 2018 PDF - 137,0 KB
Marel
Marel aðalfundur 2018 PDF - 100,8 KB
Icelandair
Reitir
Reitir aðalfundur 2018 PDF - 98,7 KB
Össur
Össur aðalfundur 2018 PDF - 100,9 KB
Reginn
Reginn aðalfundur 2018 PDF - 131,5 KB
Síminn
Síminn aðalfundur 2018 PDF - 101,4 KB
Tryggingamiðstöðin (TM)
N1
N1 aðalfundur 2018 PDF - 115,4 KB
Skeljungur
Sýn (áður Fjarskipti hf.)
Sýn aðalfundur 2018 PDF - 100,7 KB
Vátryggingarfélag Íslands (VÍS)
Eimskipafélag Íslands
EIK fasteignafélag
EIK aðalfundur 2018 PDF - 101,0 KB
HB Grandi
Hagar
Hagar aðalfundur 2018 PDF - 162,4 KB

Fjárfestingarstefna


Fjárfestingarstefna Birtu lífeyrissjóðs er mótuð í samræmi við reglugerð nr. 916/2009 um form og efni fjárfestingarstefnu lífeyrissjóða. Stefnan er ákvörðuð af stjórn sjóðsins og fjárfestingaráði í samræmi við góða viðskiptahætti, með hliðsjón af fjárfestingarheimildum í samþykktum sjóðsins, fjárfestingarreglum og þeim kjörum sem best eru boðin á hverjum tíma með tilliti til ávöxtunar og áhættu.

Persónuvernd


Persónuverndarstefna þessi byggir á nýrri evrópskri persónuverndarlöggjöf (GDPR) sem tekin verður upp í íslenskan rétt með lögum frá Alþingi. Stefna þessi er gefin út af Birtu lífeyrissjóði og gildir frá 25. maí 2018 þar til ný stefna tekur gildi.*

Birta lífeyrissjóður kappkostar að tryggja öryggi persónuupplýsinga sem sjóðurinn vinnur með á hverjum tíma og gætir að því að unnið sé með persónuupplýsingar í samræmi við gildandi lög og reglur. Markmið Birtu er að geyma ekki meiri upplýsingar og ekki yfir lengri tíma en nauðsynlegt er til að ná því lögmæta markmiði sem að er stefnt. Við vinnslu og varðveislu persónuupplýsinga er sérstaklega horft til aðgangsstýringa og fyllsta trúnaðar gætt við meðhöndlun þeirra. Þess má geta að starfsmenn Birtu eru bundnir þagnarskyldu skv. lögum um allt það sem þeir fá vitneskju um í starfi og leynt á að fara samkvæmt lögum eða eðli máls og helst þagnarskyldan þótt látið sé af starfi.

Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling („skráðan einstakling“). Einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, s.s. með tilvísun í auðkenni eins og nafn, kennitölu, netauðkenni, staðsetningargögn, o.s.frv.

Hvernig persónuupplýsingar vinnur Birta með?

Hlutverk lífeyrissjóða er að tryggja sjóðfélögum ellilífeyrir til æviloka og tryggja fjölskyldur þeirra fyrir tekjumissi vegna orkutaps og andláts. Til að tryggja réttindi sjóðfélaga höfum við á grundvelli laga um lífeyrissjóði nr. 129/1997 heimild til að vinna með persónugreinanlegar upplýsingar (iðgjaldaupplýsingar) í því skyni að halda utan um áunnin réttindi sjóðfélaga (eftirlaunalífeyrir, makalífeyrir og barnalífeyrir) og rétthafa í séreign.

Eigi sjóðfélagi rétt til örorkulífeyris samkvæmt lögum og samþykktum sjóðsins hefur sjóðurinn sömuleiðis heimild á grundvelli laga til vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við umsókn um örorkulífeyri og greiðslu örorkulífeyris. Dæmi um persónuupplýsingar sem óskað er eftir eru: tekjuupplýsingar frá skattyfirvöldum, almannatryggingum, Atvinnuleysistryggingasjóði og sjúkrasjóði, upplýsingar um iðgjaldagreiðslur umsækjanda til annarra lífeyrissjóða, læknisvottorð og mat trúnaðarlæknis og upplýsingar frá VIRK eða eftir atvikum öðrum endurhæfingaraðila um framgang endurhæfingar.

Birta ávaxtar fjármuni sjóðfélaga sinna m.a. með lánveitingum til sjóðfélaga (sjóðfélagalánum) á grundvelli heimildar í lögum um lífeyrissjóði. Um slíkar lánveitingar gilda lög um fasteignalán til neytenda nr. 118/2016 og reglugerð með stoð í lögunum. Þau gögn sem unnið er með í tengslum við lánsumsókn hafa að geyma persónuupplýsingar af ýmsu tagi sem snerta fjárhag umsækjanda. Slíkra upplýsinga er ávallt aflað á grundvelli samþykkis viðkomandi.

Þegar lánsumsókn hefur verið afgreidd og veðskuldabréf hefur verið gefið út geta innheimtuaðgerðir og önnur umsýsla kallað á vinnslu persónuupplýsinga. Með annarri umsýslu er átt við greiningar sem sjóðnum ber að standa að á grundvelli laga og reglugerða, s.s. við mat á áhættu eða könnun á því hvort sjóðurinn er innan vikmarka fjárfestingarstefnu í fasteignaveðtryggðum skuldabréfum, eða með öðrum skýrsluskilum, s.s. til opinberra eftirlitsaðila. Slík vinnsla byggir á heimild í veðskuldabréfinu sjálfu, almennum reglum kröfuréttar, fasteignalánalögum, lögum um lífeyrissjóði og reglugerðum settum með stoð í lögunum. Hér er ekki um tæmandi talningu að ræða en öll vinnsla sjóðsins með persónuupplýsingar er þeim fyrirvara háð að upplýsingarnar séu fengnar í yfirlýstum, skýrum og málefnalegum tilgangi.

Í daglegum rekstri lífeyrissjóðsins er að ýmsu að huga þegar kemur að vinnslu persónuupplýsinga. Almennu starfsmannahaldi fylgir t.a.m. vinnsla persónuupplýsinga sem byggir á lögum um lífeyrissjóði, kjarasamningum og ráðningarsamningum. Samskipti við utanaðkomandi aðila kann ennfremur að kalla á vinnslu persónuupplýsinga, s.s. samskipti við tryggingastærðfræðinga í tengslum við mat á tryggingafræðilegri stöðu sjóðsins, sem byggir á lögum um lífeyrissjóði. Hér er ekki um tæmandi talningu að ræða en öll vinnsla sjóðsins með persónuupplýsingar er þeim fyrirvara háð að upplýsingarnar séu fengnar í yfirlýstum, skýrum og málefnalegum tilgangi.

Birta lífeyrissjóður geymir ekki meiri upplýsingar og ekki yfir lengri tíma en nauðsynlegt er til að ná því lögmæta markmiði sem að er stefnt. Í því felst að svo lengi sem tiltekin réttindi eða skyldur verða leidd af persónuupplýsingunum, samkvæmt lögum eða samningi, eru upplýsingarnar varðveittar hjá sjóðnum. Að þeim tíma liðnum er upplýsingunum eytt eða þær gerðar ópersónugreinanlegar ef ómögulegt er að eyða upplýsingunum s.s. vegna tæknilegra annmarka eða af öðrum orsökum.

Sem dæmi um geymslutíma persónuupplýsinga má nefna að persónuupplýsingarnar tengdar lífeyrisréttindum eru geymdar svo lengi sem sjóðfélagi eða erfingjar hans eiga virk réttindi hjá sjóðnum eða geta haft uppi slíka kröfu að teknu tilliti til ákvæða fyrningarlaga.

Persónuupplýsingar vegna lánveitinga eru geymdar út líftíma lánsins að teknu tilliti til ákvæða fyrningarlaga.

Upplýsingar tengdar starfsmannahaldi eru geymdar út ráðningartíma starfsfólks að teknu tilliti til ákvæða fyrningarlaga.

Starfsumsóknir eru geymdar í sex mánuði eftir að þær berast eða ráðið hefur verið í auglýst starf.

Nánari upplýsingar um geymslu- og varðveislutíma gagna sjóðsins má nálgast hjá persónuverndarfulltrúa eða staðgengli hans.

Vinnsla persónuupplýsinga hjá Birtu byggir á lögmætum grunni, þ.e. ýmist lögbundinni heimild eða á grundvelli upplýsts samþykkis. Sem dæmi um hið fyrrnefnda eru iðgjaldaupplýsingar (nafn, kennitala, heimilisfang, vinnuveitandi, fjárhæð iðgjalds og mótframlags, o.s.frv.) sem sjóðurinn vinnur og varðveitir á grundvelli laga laga um lífeyrissjóði og á grundvelli kjarasamnings. Dæmi um hið síðarnefnda er umsókn um lífeyri eða lánsumsókn.

Í þeim tilvikum þar sem vinnsla persónuupplýsinga grundvallast á samþykki hefur sá sem samþykkið veitti, heimild til að afturkalla samþykki sitt að gættum lögum og reglum sem gilda um starfsemi sjóðsins. Dæmi um slíkt væri afturköllun umsóknar um lán eða lífeyri. Við slíkar aðstæður ber sjóðnum að eyða persónuupplýsingum í vörslu sinni sem fylgdu umsókninni, að gættum lögum og reglum sem gilda um starfsemina.

Skráður einstaklingur, þ.e. sá sem persónuupplýsingarnar varðar getur óskað eftir aðgangi að persónuupplýsingum, óskað eftir að þær verði leiðréttar, þeim eytt eða vinnsla þeirra takmörkuð eða andmælt vinnslu þeirra eða óskað eftir flutningi gagnanna. Svo fremi sem lög sem gilda um skráningu og vinnslu persónuupplýsinga, lög og reglur um starfsemi lífeyrissjóðsins eða tæknilegir annmarkar standa því ekki í vegi, tekur sjóðurinn slíkar beiðnir til greina.

Nánari upplýsingar um vinnslu og varðveislu persónuupplýsinga og réttindi og skyldur sem af því leiða, veitir skrifstofa Birtu lífeyrissjóðs, persónuverndarfulltrúi eða staðgengill hans. Sendið okkur fyrirspurnir á birta@birta.is

* Við áskiljum okkur fullan rétt til að breyta þessari stefnu hvenær sem er og slíkar breytingar munu gerast strax og við breytum þessum texta.

Samskipta- og siðareglur


Starfskjarastefna


Starfskjarastefna PDF - 1,4 MB

Reglur um hæfi lykilstarfsmanna


Stjórn Birtu lífeyrissjóðs setti reglur um hæfi lykilstarfsmanna í samræmi við leiðandi tilmæli Fjármálaeftirlitsins.

Reglurnar voru samþykktar í stjórn sjóðsins 26. október 2017.

Lög og reglugerðir


Sett lög frá Alþingi

Reglur FME

Á heimasíðu Fjármálaeftirlitsins, fme.is, er að finna tæmandi yfirlit yfir lög, reglur og leiðbeinandi tilmæli sem gilda um starfsemi lífeyrissjóða.